We spraken met Tom Desloovere, Team Manager Legal Payroll Advice & Social Elections bij SD Worx, over tien jaar samenwerking, de complexiteit van sociale verkiezingen en de kracht van technologie die juridische regels in de praktijk werkbaar maakt. 

Wat maakt sociale verkiezingen zo complex?

Tom Desloovere: “Het is een zeer nauwlettend proces. In het begin is vooral de timing uitdagend: elke verplichte stap in het verkiezingsproces moet precies op het juiste moment gebeuren. Later in de procedure wordt de uitdaging vooral praktisch: net als bij politieke verkiezingen zijn er oproepingsbrieven, stembiljetten, kieslijsten en verkiezingsdagen.

De regels zijn complex. Op specifieke momenten moet een bedrijf specifieke acties ondernemen, zoals documenten uithangen, kandidatenlijsten verwerken, oproepingsbrieven bezorgen. Werknemers moeten correct worden ingedeeld als arbeider, bediende of kaderlid, want de categorie bepaalt op welke lijst ze staan, in welk kiescollege ze stemmen en hoe de mandaten worden verdeeld.

Voor onze klanten is dat spannend. Ze moeten hun werknemers correct oproepen en hen onder de juiste voorwaarden laten stemmen. Het is belangrijk dat ze erop kunnen vertrouwen dat alles juridisch correct verloopt én binnen de wettelijke termijnen. De tool zorgt daarvoor.”

“De software vertaalt de wetgeving rond sociale verkiezingen naar de praktijk.”

‍Hoe helpt de tool daarbij?

“De software vertaalt de wetgeving rond sociale verkiezingen naar de praktijk. Alles wat in de wet staat, zit slim in de tool verwerkt. De procedure is opgebouwd rond de kalender met de verplichte data. Als bedrijven de tool volgen, passen ze de regels correct toe.

Je ziet wat je wanneer moet doen. Er zit een systeem in dat je alert houdt, onder meer met kleurcodes. Groen betekent dat de procedure correct wordt gevolgd. Zie je rood in je kalender, dan is er een probleem dat moet worden aangepakt.”

Wat zijn de piekmomenten in de verkiezingscyclus?

“Er zijn drie grote momenten, te beginnen bij de opstart. Dan verzamelen we alle data, die we opladen en controleren. We voeden de tool met werknemersgegevens en bouwen het dossier op.

Het tweede belangrijke moment is dag X, begin februari. Dan moeten de bedrijven de belangrijkste informatie uithangen of verspreiden in de onderneming. Alles moet juist staan, want nadien kan er bijna niets meer gewijzigd worden. 

Het derde grote moment is de verkiezingsdag zelf, dag Y, in mei. Dan komt alles samen: het verdelen van de stembiljetten, elektronisch stemmen, het verwerken van de resultaten. Dat is veel werk, met weinig marge voor fouten.”

In hoeverre werken jullie samen met klanten in de tool?

“Ongeveer twintig procent van onze klanten kiest voor de doe-het-zelf-modus waarbij zij zelf de tool intensief gebruiken. 

Vier op vijf bedrijven kiest voor de formule waarin we samenwerken. Dan gebruiken onze consultants de tool in hoofdzaak en krijgt de klant toegang tot wat voor hem relevant is, bijvoorbeeld documenten die hij moet downloaden. 

Het dashboard toont per bedrijf de timing en rangschikt onze klanten volgens hun verkiezingsdatum. Omdat sociale verkiezingen binnen een periode van veertien dagen plaatsvinden, ziet de consultant meteen wie eerst aan de beurt is.” 

“Het is belangrijk dat bedrijven erop kunnen vertrouwen dat alles juridisch correct verloopt én binnen de wettelijke termijnen.”

Hoe is de samenwerking met Teal Partners ontstaan?

“Voor de verkiezingen van 2016 hadden we een nieuwe tool nodig. De ontwikkeling ervan startte twee jaar eerder. Die nieuwe tool is ontwikkeld door Teal Partners. 

De technologie van de oude tool was voorbijgestreefd. Wat we nu hebben, is technisch veel geavanceerder. Oorspronkelijk was het de bedoeling om de tool drie keer te gebruiken. Nu gaan we ermee de vierde verkiezingen in, samen met Teal Partners. Dat bewijst de robuustheid, van de tool en van de samenwerking.” 

Waarin zit de grootste verbetering tegenover de oude tool? 

“De klant zag vroeger niet wat er gebeurde. Het was eenrichtingsverkeer: SD Worx deed het werk en bezorgde informatie aan de klant. Nu heeft de klant meer autonomie en kan hij elke fase beter volgen. Hij downloadt zelf documenten en voert acties uit. Dat was voor mij de grote vernieuwing: het werd een plek waar SD Worx en de klant samenwerken. 

Door de integratie met onze payrollpakketten kunnen we werknemersdata makkelijk digitaal inlezen. Vroeger gebeurde dat via Excel. Ook dat was een enorme stap voorwaarts.”

“Teal Partners programmeert niet gewoon wat wij vragen. Zij kennen de procedure van de sociale verkiezingen door en door.”

Hoe verloopt de samenwerking met Teal Partners?

“Teal Partners helpt ons om een juridisch complexe procedure om te zetten naar een tool die praktisch bruikbaar is. Ze denken proactief mee over verbeteringen. De developers programmeren niet gewoon wat wij vragen. Zij kennen de procedure van de sociale verkiezingen door en door. Daardoor kunnen we samen tot de beste oplossing komen. Ze komen zelf met ideeën: ‘Ik zou het zo aanpakken, wat denken jullie?’ 

Als het voorstel juridisch klopt, werken ze het uit. Bij het testen houden wij de oplossing weer juridisch tegen het licht. Die wisselwerking is heel belangrijk. Onze vaardigheden zijn complementair. 

Sociale verkiezingen zijn al moeilijk genoeg. De tool moet het proces vergemakkelijken. Daarom besteedt Teal Partners ook veel aandacht aan eenvoud en gebruiksvriendelijkheid, voor ons én voor onze klanten.”

Wat gebeurt er als er tijdens de procedure iets misloopt?

“Een technisch probleem kan dan grote gevolgen hebben. Je wil niet dat een klant duizend werknemers heeft opgeroepen en er niet kan worden gestemd. Sociale verkiezingen zijn deadlinewerk, met piekperiodes waarin veel mensen tegelijk de tool gebruiken. Zeker op verkiezingsdagen moet alles kloppen.

Als er iets fout loopt, moeten we razendsnel schakelen. Of het nu aan ons ligt, aan de data, aan de klant of de tool: er is weinig tijd om het recht te zetten. Maar we zijn er altijd in geslaagd. Teal staat altijd paraat. Het is een stresserende periode, maar het toont ook de kracht van de samenwerking.”

Hoe gaan jullie na zo’n intense periode verder?

“Na elke verkiezing bekijken we wat beter kan. Op die manier vermijden we dat fouten zich vastzetten in de software. Soms vraagt een probleem tijdens de procedure om een snelle ingreep. Achteraf bekijken we hoe we die oplossing duurzamer kunnen integreren. Telkens wordt de tool aangepast, verfijnd en verbeterd. Het werk stopt niet na de deadline van de verkiezingsdag. Dat streven naar verbetering, dat delen we met Teal Partners.

Om de vier jaar verandert de wetgeving rond sociale verkiezingen sowieso. Het kader blijft meestal hetzelfde, maar de wijzigingen moeten wel in de tool worden verwerkt. Een goed voorbeeld zijn de uitzendkrachten. In 2016 hadden zij geen stemrecht, in 2020 onder bepaalde voorwaarden wel. 

Omdat uitzendkrachten niet op de payroll van de klant staan, vroeg dat een grote aanpassing aan de tool. In 2024 wijzigden de voorwaarden voor uitzendkrachten opnieuw. Dat is typisch voor sociale verkiezingen: de wet verandert, en de technologie moet mee.

“We gaan de vierde verkiezingen in, samen met Teal Partners. Dat bewijst de robuustheid, van de tool en van de samenwerking.”

Het digitale aspect is ook veel belangrijker geworden in het verkiezingsproces. Vroeger kregen werknemers hun oproepingsbrief op papier, vandaag meestal elektronisch. Die mogelijkheid bestond in 2016 nog niet, werd in 2020 toegevoegd en in 2024 verder verbeterd. Sinds 2020 is er ook een sterkere koppeling met een externe e-votingtool: gegevens worden automatisch ingelezen en resultaten teruggekoppeld, zodat de tool kan berekenen wie verkozen is.”

De volgende sociale verkiezingen zijn in 2028. Weten jullie al wat er dan verandert?

“Dat is nog te vroeg. De wetgever is meestal laat: soms is de wet pas definitief wanneer de procedure al van start moet gaan. Ondertussen verbeteren we al wat er kan, en zodra de nieuwe wetgeving bekend is, pikken we samen de draad weer op.”

‍