Het portfolio en de facturatie van de afdeling Yara Technology en Projects werd beheerd door middel van een interne Microsoft Access Database. In het kader van voortdurende verbetering en het streven naar een lean manier van werken is de afdeling Systemen en Tools samen met IT op zoek gegaan naar alternatieven. Uiteindelijk wordt gekozen voor een webapplicatie op maat die efficiënter, toegankelijker en performanter is, in samenwerking met Teal Partners.
Yara Technology & Projects voert projecten uit voor de Yara-productievestigingen. Een goed functionerende portfoliotool is essentieel om het werk gestroomlijnd te laten verlopen. Daarnaast worden facturen uitgestuurd via de portfoliotool gebaseerd op de data uit die tool.
De Microsoft Access tool heeft als bijkomend nadeel dat het niet over de hele wereld bereikbaar is. Bij het inplannen en vooral goedkeuren van de projecten is veel manueel werk vereist. Documenten moesten bijvoorbeeld ter goedkeuring worden geprint voor ondertekening, en vervolgens opnieuw worden gescand. Dat zorgde voor zeer veel e-mailverkeer en copy-pastewerk.
Functionaliteiten van de oude tool werden in de nieuwe opgenomen. Het Portfolio Management Team en de specialist die de originele Microsoft Access Database had ontwikkeld, werden nauw betrokken om kennis en ervaring in de nieuwe tool te integreren. De ontwikkeling startte in november 2020. In april 2021 is de tool live gegaan.
Bij ingebruikname van de tool bleken een aantal nieuwe functionaliteiten relatief gemakkelijk te integreren, zodat er algauw werd beslist om een aantal add-ons toe te voegen, zoals timesheet approvals. Gebruikers kunnen geïmporteerde timesheets goedkeuren in de tool.
YTP Systems and Tools Manager Carine Delbecque blikt tevreden terug op de samenwerking. "Teal Partners heeft de tijd genomen om ons bedrijf echt te begrijpen. Het team kwam met frisse ideeën, die we combineerden met onze eigen inzichten. Het is een mooi voorbeeld van hoe je samen als één team tot de beste oplossingen komt."
"Ze hebben oprecht geluisterd naar onze noden. Het is een echte meerwaarde om te werken met een partner die niet alleen uitvoert wat je vraagt, maar ook actief meedenkt. Lean management is geen leeg begrip voor Teal Partners. Ze streven naar efficiëntie, net zoals wij."
"Verbeteringen worden snel opgepakt en nieuwe functionaliteiten worden flexibel toegevoegd, waardoor de tool uiteindelijk meer kan dan we oorspronkelijk voor ogen hadden."
Lean management is geen leeg begrip voor Teal Partners. Ze streven naar efficiëntie, net zoals wij.
"Teal Partners levert binnen budget en op tijd. De ontwikkelaar van onze vorige Microsoft-database was nauw betrokken bij het finetunen van de nieuwe tool. We werkten met een strakke deadline, en dankzij de inzet van Teal Partners hebben we die gehaald. Sinds de oplevering zijn er geen problemen geweest. De tool werkt uitstekend en de uitrol verliep heel vlot."
"De communicatie was altijd transparant. Tijdens de wekelijkse budgetmeetings konden we hun ramingen en effectief gepresteerde uren perfect opvolgen. We zaten op dezelfde golflengte en de prioriteiten werden steeds gerespecteerd."
Yara is een wereldwijde producent van kunstmest en levert milieuoplossingen voor de reductie van emissies, met activiteiten in meer dan 60 landen. Het bedrijf is opgericht in 1905 in Noorwegen en heeft momenteel circa 17.000 medewerkers in dienst.
