Sociale verkiezingen zijn een juridisch zwaar traject, met strikte deadlines en een mix van papieren en digitale processen. In opdracht van SD Worx bouwde Teal Partners een tool die bedrijven in het hele traject ondersteunt.
Elke vier jaar organiseren Belgische bedrijven verplicht sociale verkiezingen. Het gaat om een complexe en strikt gereguleerde procedure van 150 dagen. Dankzij de software verlopen deze verkiezingen bij duizenden Belgische bedrijven met zo min mogelijk kopzorgen. Teal Partners bouwde deze tool en zorgt al bijna tien jaar voor het onderhouden en verbeteren ervan.
De digitale tool bewaakt wettelijke procedure én ondersteunt bedrijven in elke stap, van de aankondiging tot het tellen van de stemmen. Het leeuwendeel van de Belgische werkgevers gebruikt deze software, via SD Worx of partners van SD Worx.
Sociale verkiezingen zijn voor hr-teams cruciaal, maar de organisatie ervan is juridisch complex. In het proces volgen verplichte fysieke en digitale stappen elkaar in hoog tempo op, en elke stap moet exact volgens de officiële tijdlijn gebeuren.
De schaal is enorm: honderdduizenden werknemers stemmen binnen de twee weken. De tool moet die piekbelasting opvangen, meerdere stemmethodes ondersteunen (fysiek, digitaal of per brief), rekening houden met taalwetgeving en flexibel inspelen op nieuwe beslissingen van de overheid.
Papieren en digitale stromen moeten perfect aansluiten, zodat de strikte deadlines gehaald worden, ook bij onverwachte omstandigheden zoals een poststaking.
SD Worx zocht dus een technisch bekwame partner die dit domein door en door kent, en bedreven is in de complexiteit van het vertalen van regelgeving naar software.
Als oplossing tekende Teal Partners drie nauw samenwerkende tools uit.
Alle wettelijk verplichte documenten worden automatisch gegenereerd op basis van gesynchroniseerde werknemersgegevens uit de core hr- en payrollsystemen van SD Worx. De oplossing houdt rekening met taalverplichtingen per vestiging en creëert meertalige documenten waar nodig.
Voor drukwerk is er een geïntegreerd bestelproces: oproepingsbrieven, stembiljetten en enveloppen worden via de tool besteld en bij een printpartner op het juiste ogenblik geproduceerd en verstuurd.
Onder de motorkap draait een moderne cloudomgeving op Microsoft Azure, met .NET, Angular, Azure SQL en cloud storage. Dankzij een event-driven architectuur met messaging en asynchrone verwerking blijft de applicatie performant wanneer duizenden bedrijven tegelijk documenten genereren of wanneer massaal e-mails en brieven verstuurd worden.
Voor digitaal stemmen integreerde Teal Partners de gespecialiseerde oplossing van LumiGlobal (vroeger bekend als AssemblyVoting), een veilige digitale stembus, in de tool. Alle stemgerechtigden komen met correcte gegevens in de digitale stembus terecht en SD Worx kan via dashboards de status van de verkiezingen live opvolgen.
Wat mij zo aanspreekt aan het bouwen van deze software, is dat het platform een directe, tastbare impact heeft voor duizenden mensen.
Hr-teams zien duidelijk welke stappen nodig zijn en wanneer. De kans op fouten daalt enorm en het wordt makkelijker om deadlines te respecteren. Als een kandidaat vervangen moet worden, een klacht binnenkomt of een document onjuist blijkt, past de tool automatisch de tijdlijn aan, activeert de juiste vervolgstappen en maakt nieuwe stukken aan.
Door de flexibele opzet is het mogelijk om wetswijzigingen vlot om te zetten in nieuwe functionaliteiten. Omdat sociale verkiezingen strikt gebonden zijn aan wettelijk vastgelegde data, moet de applicatie kunnen omgaan met lastminutewijzigingen—zoals verschoven referteperiodes of bezwaarprocedures.
Het is mogelijk om specifieke onderdelen van de tool aan te passen en activeren zonder het hele systeem stil te leggen. Kleine updates worden eerst automatisch getest en meteen doorgezet, zonder onderbreking voor de gebruikers.
Dossierbeheerders bij SD Worx kunnen meer klanten tegelijk opvolgen dankzij deze digitalisering. Het proces is voor bedrijven veel eenvoudiger geworden: er komt geen manuele tussenstap meer aan te pas zoals uploaden, doorsturen of opvolgen van documenten. Alles wordt op het juiste moment aangemaakt en aangeleverd. Deze bedrijven kiezen voor begeleiding of werken 100% zelfstandig in de verkiezingstool.
Door cloud, messaging en een event-driven architectuur kan de oplossing grote pieken in documentgeneratie, oproepingsmails en stemverwerking probleemloos aan. Daardoor blijft de applicatie stabiel, ook tijdens de drukste weken.
Het realiseren van de software voor de sociale verkiezingen is een van de langstlopende samenwerkingen tussen SD Worx en Teal Partners. Tom Desloovere, Team Manager Legal Payroll Advice & Social Elections bij SD Worx, legt uit wat die samenwerking tot een succes maakt.
"Teal Partners programmeert niet gewoon wat wij vragen. Zij kennen de procedure van de sociale verkiezingen door en door. Daardoor kunnen we samen tot de beste oplossing komen. De developers komen zelf met ideeën: ‘Ik zou het zo aanpakken, wat denken jullie?’ Als het voorstel juridisch klopt, werken ze het uit. Bij het testen houden we de oplossing weer juridisch tegen het licht. Die wisselwerking is heel belangrijk. Onze vaardigheden zijn complementair.
Sociale verkiezingen zijn al moeilijk genoeg. De tool moet het proces vergemakkelijken. Daarom besteedt Teal Partners ook veel aandacht aan eenvoud en gebruiksvriendelijkheid, voor ons én voor onze klanten.
Een technisch probleem kan dan grote gevolgen hebben. Sociale verkiezingen zijn deadlinewerk, met piekperiodes waarin duizenden mensen tegelijk de tool gebruiken. Zeker op verkiezingsdagen moet alles kloppen. Als er iets fout loopt, moeten we razendsnel schakelen. Maar we zijn er altijd in geslaagd om problemen op te lossen. Teal staat altijd paraat. Het is een stresserende periode, maar het toont ook de kracht van de samenwerking.
Teal Partners denkt proactief mee over verbeteringen. Na elke verkiezing kijken we wat beter kan. Op die manier vermijden we dat fouten zich vastzetten in de software. Telkens wordt de tool aangepast, verfijnd en verbeterd. Dat verklaart waarom we de tool na al die jaren nog altijd gebruiken."
SD Worx is een toonaangevende Europese hr- en payrollspecialist met hoofdzetel in België. Het bedrijf ondersteunt organisaties bij loonverwerking, hr-administratie en workforce-oplossingen, en begeleidt hen ook bij complexe trajecten zoals de vierjaarlijkse sociale verkiezingen. De volgende sociale verkiezingen vinden plaats in 2028.
