Een modern uitzendbedrijf gebruikt diverse softwaretoepassingen, van planningssoftware tot rapporteringstools. Hoe zorg je ervoor dat al deze systemen vlot samenwerken? En waarom is dat zo belangrijk? Koen Denies van Teal Partners, expert in deze materie, deelt zijn visie.
Elke uitzender werkt met een gelijkaardige set van softwaretools. Applicant Tracking System helpen om vacatures te beheren en kandidaten te matchen. Planningssoftware zorgt ervoor dat arbeid vlot raakt ingepland. Back- en midoffice-software ondersteunt verlonen en factureren. Een rapporteringstool zorgt voor inzichten op basis van de data.
Koen Denies: “In een ideaal scenario zijn al deze softwaresystemen correct op elkaar aangesloten. Dat kan via een integratielaag. Die ontwikkelen wij op maat. We integreren de systemen van a tot z, of end-to-end zoals dat in het jargon heet. Het gaat zowel over de zelfgebouwde tools die de uitzender in het verleden heeft ontwikkeld als over SaaS-systemen.”
Koen Denies: “Het aantrekken van talent, het inplannen van arbeid, de loonverwerking en de facturatie, het intern en extern publiceren van een vacature, het adverteren via de sociale media … alles wordt één geheel dankzij die integratie. Dankzij deze laag wisselen de systemen vlot gegevens uit. Dat zorgt voor efficiëntiewinst en het effent het pad naar een digitaler businessmodel.”
Koen Denies: “Voor de gebruikers ontwikkelen we gebruiksvriendelijke toegangspoorten tot de systemen. Deze portalen verbeteren de communicatie tussen de gebruikers onderling en met de systemen. Zowel de kandidaat, de consulent als de klant heeft toegang tot een eigen, specifiek digitaal portaal. Op zijn maat, met de juiste rechten.
Een kandidaat vult er vlot zijn gegevens in. De drempel om zich in te schrijven verkleint. Het papierwerk vermindert. De consulent wint tijd omdat hij geen data meer moet overtypen. Hij maakt minder fouten. Hij heeft meer tijd om de kandidaat te begeleiden en om matches te vinden. Het is veiliger, omdat het systeem de data centraal opslaat. Iedereen wint.”
Koen Denies: “Ten eerste biedt een vlot werkend digitaal ecosysteem een antwoord op de war for talent. Met meer vacatures dan kandidaten moet je je beschikbare talent slimmer inzetten. Als de planningssoftware informatie uitwisselt met het ATS, ontstaan er slimme inzichten.
Ik geef een concreet voorbeeld: de opdracht van een kandidaat loopt ten einde. Idealiter gaat hij snel weer aan het werk. In een geïntegreerd digitaal landschap ziet de consulent meteen de relevante vacatures voor de kandidaat. Hij heeft ook een overzicht van de klanten waar het kantoor recent een soortgelijk profiel plaatste. Zo kan hij de kandidaat zelfs proactief in beeld brengen bij deze klanten.
Door de systemen met elkaar te laten communiceren, ondersteun je de consulent in het denken vanuit de kandidaat. Momenteel vertrekt een doorsnee matchingsproces vanuit een vacature. Wij draaien de rollen om. Dat is belangrijk, want kandidaten zijn meestal ingeschreven bij meerdere kantoren. Hoe sneller je hem weer aan het werk helpt, hoe beter je hem aan je kantoor kunt binden. Als je de opportuniteit niet op tijd ziet, is hij elders aan de slag.”
“Ten tweede: een goede digitale opzet verhoogt de rendabiliteit. Die stijgt door de efficiëntiewinst. Er zijn minder mensen nodig om de administratieve taken uit te voeren. Dat is een kostenbesparing. De consulenten investeren de vrijgekomen tijd in het plaatsen van meer kandidaten. Dat creëert meerwaarde.”
“Ten derde ben je met een geïntegreerd systeem klaar voor de toekomst. Je kan makkelijk nieuwe technologieën inpluggen. Met de apps die kandidaat en klant rechtstreeks in contact brengen zijn de eerste digital-only initiatieven in de sector een feit. Klanten vragen meer autonomie. Je kan die evolutie niet negeren. Maar zulke innovaties zijn enkel haalbaar als je digitale winkel op orde is.”
Koen Denies: “Eerst maken we een analyse van het huidige landschap. Dan adviseren we de klant over mogelijke verbeteringen. Ten slotte gaan we de integratielaag op maat ontwikkelen. Alle softwaresystemen spreken als het ware een andere taal. Wij voorzien de vertaling in code, zodat ze elkaar begrijpen. Wij verkopen geen product. Wij zorgen ervoor dat de producten en tools die je hebt gekocht naadloos samenwerken. Het is letterlijk de missing link die de poort opent naar nieuwe kansen.”
Koen Denies: “Er zijn talloze tooltjes die je op je systeem kan inpluggen die een deeltje van het uitzendproces regelen. Bijvoorbeeld een tooltje dat de kandidaat toelaat om zich vlot in te schrijven. Maar als dat niet is aangesloten op het geheel, en als de data niet vlot doorstromen tot in alle geledingen, dan zijn die tools zelfs contraproductief. Dan moet de consulent nog altijd zaken overtypen. Dan krijg je nog altijd geen alerts krijgen van opportuniteiten. Zo’n tooltje ziet er leuk uit, maar het is een gimmick.”
“Hoed je ervoor om zulke koterij aan te bouwen. Het maakt het geheel chaotisch. De kosten lopen op. Het is niet veilig. Interimkantoren werken met gevoelige gegevens zoals loonbrieven of privé-informatie. De beveiliging moet state of the art zijn. In plaats van kamertjes bij te bouwen, investeer je beter in maatwerk dat je data veilig stelt.”
Koen Denies: Bij Teal Partners zijn we gespecialiseerd in het uitdenken, verbeteren en ontwikkelen van het ideale digitale landschap voor bedrijven waar er veel data in omgaan. De interimsector is daar een goed voorbeeld van. Eén van de spelers waar wij een belangrijke transformatie realiseerden, is Actief Interim. Zij zijn erin geslaagd om per ingevulde vacature een kwartier tot twintig minuten tijdwinst te boeken.”
Koen Denies: “Digitaliseren is een proces in fases. Je bouwt het geheel niet in één keer. Telkens ga je een stapje verder. Het is wel essentieel dat de basis goed zit. Je fundament moet juist gegraven en gegoten zijn, zodat je gebouw in de toekomst niet inzakt. Dat kan je duur komen te staan.”
