Projectbeheer tot vier keer efficiënter met tool op maat

De uitdaging

Yara Technology & Projects voert projecten uit voor de Yara-productievestigingen. Een goed functionerende portfoliotool is essentieel om het werk gestroomlijnd te laten verlopen. Daarnaast worden facturen uitgestuurd via de portfoliotool gebaseerd op de data uit die tool.

De Microsoft Access tool heeft als bijkomend nadeel dat het niet over de hele wereld bereikbaar is. Bij het inplannen en vooral goedkeuren van de projecten is veel manueel werk vereist. Documenten moesten bijvoorbeeld ter goedkeuring worden geprint voor ondertekening, en vervolgens opnieuw worden gescand. Dat zorgde voor zeer veel e-mailverkeer en copy-pastewerk.

De aanpak

Functionaliteiten van de oude tool werden in de nieuwe opgenomen. Het Portfolio Management Team en de specialist die de originele Microsoft Access Database had ontwikkeld, werden nauw betrokken om kennis en ervaring in de nieuwe tool te integreren. De ontwikkeling startte in november 2020. In april 2021 is de tool live gegaan.

Bij ingebruikname van de tool bleken een aantal nieuwe functionaliteiten relatief gemakkelijk te integreren, zodat er algauw werd beslist om een aantal add-ons toe te voegen, zoals timesheet approvals. Gebruikers kunnen geïmporteerde timesheets goedkeuren in de tool.

Het resultaat

• De gebruikers werken tot vier keer sneller en efficiënter, omdat minder manueel werk is vereist en de projectinformatie is gecentraliseerd.

• Het goedkeuringsproces voor de projecten verloopt volledig binnen de tool. De termijn van goedkeuring is ingrijpend gereduceerd. Het printen van documenten ter ondertekening is overbodig geworden.

• De facturatie van de projecten verloopt voor de Business Controller via een gestroomlijnd proces.

• Het aanvragen van ordernummers bij de boekhouding verloopt geautomatiseerd. Dit reduceert het e-mailverkeer.

• De tool stroomlijnt en centraliseert versnipperde e-mailcommunicatie. Meer mensen hebben toegang tot de tool, wat de transparantie verhoogt.

• De tool is heel flexibel en de mogelijkheid om verder uit te breiden is aanwezig. Ook het inpluggen van nieuwe vestigingen is mogelijk. Zo maakt intussen ook de Noorse afdeling van Yara gebruik van het facturatiesysteem en zijn er plannen om de afdeling in Brazilië ook toe te voegen.

• De flexibiliteit van de tool laat Yara toe om snel in te spelen op veranderingen binnen de organisatie.

Lean management is voor Teal Partners geen loos begrip. Zij streven net als wij naar meer efficiëntie.

Hoe maakte Teal Partners het verschil?

YTP Manager Systemen en Tools Carine Delbecque is tevreden met de gerealiseerde samenwerking.

• Samen richting een oplossing

  “Teal Partners verdiepte zich in onze business. Het team dacht mee en kwam met ideeën, die we combineerden met de onze. Deze samenwerking is een goed voorbeeld van hoe je tot de beste oplossingen komt door in team te werken.”

• Businessvereisten

  “Teal Partners had aandacht voor de businessvereisten. Het is een bijkomende waarde om met een partner te werken die niet enkel uitvoert wat je vraagt, maar ook actief met je meedenkt. Lean management is voor Teal Partners geen loos begrip. Zij streven net als wij naar meer efficiëntie.”

• Opvolging

  “Optimalisaties worden snel opgevolgd. Ook add-ons worden flexibel toegevoegd, zodat de tool uiteindelijk meer kan dan wat wij aanvankelijk hadden vooropgesteld.”

• Budget

  “Teal Partners levert binnen het vooropgestelde budget en volgens de overeengekomen tijdslijn. De ontwikkelaar van onze eerdere Microsoft database was nauw betrokken bij het op punt stellen van de nieuwe tool. Er was een strakke deadline die dankzij de inspanning van Teal Partners gehaald is. Er zijn geen problemen opgetreden na de oplevering. De tool werkt uitstekend en de roll-out is zeer vlot verlopen.”

• Transparante communicatie

  “Teal Partners communiceert transparant. We konden perfect hun inschattingen en effectieve urenregistraties opvolgen in de wekelijks geplande budgetvergaderingen. We zaten op dezelfde golflengte en de prioriteiten werden gerespecteerd.”

Yara is een wereldwijde producent van kunstmest en levert milieuoplossingen voor de reductie van emissies, met activiteiten in meer dan 60 landen. Het bedrijf is opgericht in 1905 in Noorwegen en heeft momenteel circa 17.000 medewerkers in dienst.