Deloitte wilde het systeem herzien dat bepaalt hoe de jaarlijkse bonussen voor het kaderpersoneel uitgereikt worden. De uitdaging was om vat te krijgen op het complexe administratieve proces en om een standaardisatie te bereiken in het toekennen van de bedragen, met respect voor de eigenheid en autonomie van de afdelingen.
Het kaderpersoneel van Deloitte ontvangt een variabel loon in de vorm van een eindejaarsbonus. De hoogte van de bonus is afhankelijk van een aantal factoren, zoals de prestaties van het bedrijf, de afdeling en de medewerker. Deze variabiliteit maakt van de verdeling van het budget een complex administratief verhaal.
De manager van elke divisie bepaalt het bedrag dat hij wil toekennen aan de mensen in zijn team en voegt informatie toe over hun loon en carrièrepad. Door de autonomie van de afdelingen verliep het proces niet gestandaardiseerd. Elke business unit hanteerde eigen criteria. Het bespreken en bijsturen van de voorstellen door het topmanagement nam veel tijd in beslag.
Het automatiseren van het toekenningsproces van de eindejaarsbonus leverde ons tijdswinst op. Die tijd besteden we nu aan gesprekken met de mensen die de bonus ontvangen. Automatiseren leidde dus naar een verdieping van het menselijk contact, en dat is precies wat we nastreefden.
Deloitte legt de lat hoog. Het bedrijf is bekend om zijn excellentiestreven en mikt op het allerbeste voor zijn klanten. De consultants zijn top in hun vak. Dit streven vertaalt zich in een bedrijf met een hoge digitale maturiteit en heldere processen voor transformatietrajecten.
Om ervoor te zorgen dat het project intern gedragen werd in het bedrijf, startte Deloitte een voortraject. Nadat er bij de managers informatie was verzameld over hoe zo'n tool er ideaal zou uitzien en welke functies zij verlangden, bouwde Teal Partners een interactief prototype.
Terwijl Deloitte intern de violen stemde en feedback verzamelde, vertaalde Teal Partners de wensen en vereisten in functionaliteiten. Het ontwikkelen verliep vlot, met korte feedbackrondes. Vanaf het begin was er aandacht voor de niet louter functionele aspecten van de tool, zoals branding, uitzicht, privacy en veiligheid. Ook over deze aspecten was er permanent overleg.
De deadline voor de oplevering van de tool lag ruim voor het geplande eerste gebruik, zodat er ruimte was om gedegen te testen. Het testen zelf verliep vlot dankzij de geijkte processen die Deloitte hanteert. Deze inspanning zorgde ervoor dat er nauwelijks zaken hoefden bijgestuurd te worden op het moment dat de medewerkers de tool in gebruik namen.
Zowel Deloitte als Teal Partners hechten enorm veel belang aan kwaliteit. Het doel was duidelijk van bij de start, de vooropgestelde timing was realistisch en de verwachtingen kristalhelder. Vanaf de eerste dag was er enorm veel aandacht voor het bijhorende transformatieproces. Dit resulteerde in een zorgeloze adoptie bij de eindgebruikers. Het is zalig samenwerken met een organisatie met zo'n digitale maturiteit.
Het administratieve proces verloopt veel eenvoudiger
Teal Partners bouwde een tool die het administratieve proces vereenvoudigde en een mate van standaardisering invoerde. Waar de managers de voorstellen vroeger in Excel-bestanden noteerden, die op een hoger niveau werden samengevoegd ter goedkeuring, geven ze de bedragen nu in via de tool. Dit zorgt voor een flinke tijdwinst. Het proces is minder foutgevoelig.
De tool verhoogt de transparantie en versnelt het beslissingsproces
De tool geeft de managers objectieve parameters voor het toekennen van de bedragen. Via een wegingsmechanisme kan de manager op een gestructureerde, heldere manier beslissingen nemen over de budgetten. Dit verhoogt de transparantie en verkort het goedkeuringsproces.
Geïntegreerd in het bestaande digitale landschap
De op-maat ontwikkelde softwareoplossing werd naadloos geïntegreerd met het bestaande SAP-softwareplatform. De automatische uitwisseling van data voorkomt fouten en vermindert de administratieve workload.
Probleemloze adoptie door eindgebruikers
Omdat de gebruikers vanaf dag één betrokken waren, is de tool probleemloos geaccepteerd. De gebruikers waarderen de snelheid, zorgvuldigheid en efficiëntie van de tool waaraan zij zelf inhoudelijk hebben bijgedragen.
Op tijd en binnen budget
Hoewel het project van start ging tijdens de coronapandemie, is de samenwerking erg vlot verlopen. De tool was up and running in minder dan negen maanden. Na de oplevering werd er nauwelijks iets gewijzigd: het lijstje met change requests was beperkt. Dat duidt erop dat de tool goed werd voorbereid en gebouwd.
Gebruiksvriendelijkheid was een basisvoorwaarde voor deze tool, die door onze senior managers wordt gebruikt", zegt Inge Diels, Managing Partner Talent bij Deloitte. "Een belangrijke vereiste was dat de complexe berekeningen onder de motorkap instant vertaald werden in heldere visualisaties. Teal Partners is vertrouwd met complexe payrollomgevingen. Ze kunnen sterke referenties voorleggen. Daarom zijn we met hen in zee gegaan.
Teal Partners gaf ons het gevoel dat we centraal stonden. We waren gecharmeerd door het team en de oplossingsgerichtheid die Teal Partners kenmerkt. We zaten als partners aan tafel. Het project was op tijd klaar en binnen het vooropgestelde budget. Teal Partners is ons vertrouwen helemaal waard gebleken. Het team heeft een solide 'trust dividend' opgebouwd.
Deloitte is een toonaangevende wereldwijde leverancier van audit en assurance, consulting financieel advies, risicoadvies, fiscale en aanverwante diensten. Het bedrijf werd opgericht in 1845 en stelt vandaag 312.000 mensen in 150 landen tewerk. Het hoort bij de top van de consultancybedrijven wereldwijd.
