Met een diepgaand digitaliseringstraject stoomde softwarespecialist Teal Partners het uitzendbureau Actief Interim klaar voor de crisis die niemand had verwacht. Eind vorig jaar had Actief nog geen digitale flow voor documenten, nu worden operationele taken via de computer afgehandeld. Tijdens de lockdown is die transformatie visionair gebleken.
Negen maanden geleden was het digitale landschap van Actief Interim relatief verouderd. Bruno Tollebeke, de CEO van het bedrijf, zocht een sparringpartner om mee na te denken over hoe het anders kon. De keuze viel op Teal Partners. Op zolder bij de CEO thuis tekenden de twee bedrijven samen een traject uit dat Actief terug op de digitale kaart moest zetten. Het was het begin van een sterke samenwerking.
De digitale transformatie bij Actief Interim is tijdens de coronacrisis visionair gebleken.
De digitaliseringsuitdaging van Actief was heel ambitieus. De aanpak van Teal Partners was drieledig, legt Fouding Partner Koen Denies. Eerst moest de digitale beleving van de kandidaten worden geoptimaliseerd. ‘Ook wilden we inzetten op een sterke relatie tussen kandidaat en consultant, en moest het operationele aspect worden beperkt. Het derde aspect was een goede samenwerking bevorderen tussen bedrijven, consultants en kandidaten.’
‘Vooral de documentenflow van de consultants was een uitdaging,’ zegt Sören Seels, Digital Solutions Manager bij het interimbureau. ‘Als je ons oude systeem in tijd uitdrukt, was dat een drama.’ De efficiëntieslag moest de consultants van Actief dan ook versterken. Door vanuit de mens te denken, werd het digitale landschap hertekend. ‘In het menselijke aspect vonden we elkaar’, vertelt Koen Denies van Teal Partners.
‘We zitten in een kandidatenmarkt,’ vertelt Seels verder. ‘Om goede mensen aan te trekken, moeten we inzetten op persoonlijk contact. Daar hoort ook een digitale ervaring van de kandidaten bij.’ Door de lockdown werd het belang van dat aspect uitvergroot. Consultants en kandidaten moesten vlot op afstand met elkaar kunnen communiceren. Het oude systeem was echter niet voorbereid op die digitalisering. ‘We hebben tijdens de crisis gemerkt wat onze beperkingen waren op dat vlak.’
Midden mei ging de oplossing van Teal Partners live. Meteen maakte het systeem een groot verschil voor de consultants van Actief. Het digitaliseringstraject bleek tijdens de coronacrisis visionair. ‘Nu kunnen we video-interviews doen, een digitale uitnodiging sturen en via de computer documenten laten tekenen. Zo kan de kandidaat gewoon opstarten zonder op kantoor te komen’.
De bedoeling van Actief Interim was in eerste instantie om off-the-shelf-producten te kopen. Maar ook het onderliggende systeem moest voorzien zijn op een modulaire aanpak. ‘Het moest modulair zijn, het moest in de cloud zitten, en we wilden vooral in de toekomst leuke dingen kunnen uittekenen,’ vertelt Seels. Ondertussen hebben we een portaal voor onze kandidaten en consultants, en in september komt er ook een portaal voor werkgevers.’
De shift naar een modulaire aanpak in het IT-ecosysteem ziet Denies ondertussen bij verschillende bedrijven. ‘Veel klanten willen een specifieke tool kopen voor een uitdaging, maar ze willen in de toekomst van tool kunnen veranderen. Dan moet je natuurlijk naar het hele ecosysteem kijken,’ vertelt Denies. Het ownership dat bedrijven hebben over de richting die het ecosysteem uitgaat, is iets wat hij in elke sector ziet.
Naar de toekomst toe hebben Teal Partners en Actief nog heel wat plannen. De vlotte samenwerking tussen de twee bedrijven en de gemeenschappelijke informele aanpak was daarbij doorslaggevend. ‘Een portaal waarin werkgevers hun facturen kunnen bekijken en rapporten kunnen raadplegen, of het aanbieden van poollijsten van kandidaten. Het zijn zaken waar we in de toekomst naar kijken. En dat zal zeker in samenspraak met Teal zijn,’ besluit Seels.
In de media