Het is niet zo dat we ons vorige kantoor beu waren; we zaten daar echt graag. Maar door de indrukwekkende groei die we de afgelopen jaren hebben doorgemaakt, werd het duidelijk dat we te maken zouden krijgen met ruimtegebrek.
Daarom, en met de komst van 15 nieuwe collega’s in het vooruitzicht, zijn we begin 2022 op zoek gegaan naar een geschikter kantoorpand. Met enkele specifieke criteria in gedachten, kozen we voor een locatie aan het Damplein, in The Chocolate Factory. Dit pand, dat volop gerenoveerd werd, bood ons de mogelijkheid om zelf een aanzienlijke inbreng te hebben bij de inrichting en afwerking ervan.
In ons vorige kantoor constateerden we een aantal duidelijke verbeterpunten:
En dan zijn er twee opties: ofwel gaan we richting flexplekken en meer thuiswerk, ofwel gaan we op zoek naar meer ruimte. We hadden kunnen besluiten om een beleid te ontwikkelen waarbij iedereen een aantal dagen thuis en een aantal dagen op kantoor moest werken, en waarbij de bestaande bureaus werden omgevormd tot flexplekken die iedereen kon reserveren.
Het is een bewuste keuze geweest om dit niet te doen. We hechten veel waarde aan informele interactie, wat voortkomt uit fysieke aanwezigheid. Je ontmoet elkaar bij de koffiemachine, luncht samen en maakt nieuwe verhalen waar later om gelachen kan worden. Dit zou verloren gaan als we alleen nog digitaal met elkaar zouden communiceren. Volledig remote werk is geen optie.
Aan de andere kant hebben we niet de ambitie om iemand zijn of haar agenda te bepalen. Daarom kozen we er heel bewust voor om geen formele afspraken te maken rond thuiswerk. Bij Teal Partners is veel ruimte voor flexibiliteit, maar we verwachten wel dat mensen persoonlijk connecteren. Een band opbouwen met de organisatie, collega's en de klant of het project waarop gewerkt wordt. Daarom hechten we veel belang aan regelmatig fysiek samen zijn.
We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt. Het belang van een eigen plaats, een persoonlijk bureau met je eigen spullen wordt fel onderschat. Geen flexplekken, maar je eigen bureau dat je naar eigen smaak kunt aankleden. Een bureau met voldoende natuurlijk licht en bij voorkeur ook een uitzicht naar buiten. Bureaus die groot genoeg zijn, zodat je gemakkelijk met zijn tweeën achter een scherm kunt zitten om samen iets uit te werken. En een of meerdere eilanden per team die ver genoeg uit elkaar staan, zodat je elkaar tijdens een kort overleg niet te veel stoort.
Om te kunnen vergaderen met een heel team is meer ruimte vereist. We zijn overgestapt van vier vergaderzalen, waarvan er één ook diende als lunchruimte, naar een centraal podium met zes afgesloten en twee open vergaderzalen. Daarnaast hebben we, verspreid over het kantoorlandschap, nog twee kleinere ruimtes voor drie personen gecreëerd, die nu vaak gebruikt worden om ongestoord externe calls te doen.
Op verzoek van enkele medewerkers hebben we ook twee stilteruimtes ingericht, voorzien van een scherm en een comfortabele bureaustoel, als je toch nood hebt om even apart te zitten. Tijdens het ontwikkelen van software stoten we al eens op complexe problemen en dan is het handig om er een bord bij te nemen om de oplossing uit te tekenen. Dankzij de centrale ligging van de vergaderruimtes is het nu eenvoudig om vanaf je bureau snel een ruimte binnen te stappen voor een analyse of brainstormsessie.
Ons meest omvangrijke projectteam bestaat momenteel uit ongeveer 25 collega's. Wanneer je een vergadering of demonstratie met deze hele groep wilt organiseren, heb je meer ruimte nodig dan een gewone vergaderzaal biedt. Dit is waar ons tweede niveau uitstekend van pas komt. Met het oog op toekomstige groei hebben we een deel van de bovenverdieping ingericht als tribune. Dit is niet alleen praktisch voor het grootste team, maar biedt ook een plek waar we allemaal samen kunnen zitten door simpelweg enkele stoelen en bankjes toe te voegen voor bijvoorbeeld een kwartaaloverleg.
Het is geruststellend om te weten dat er voldoende ruimte beschikbaar is voor interne evenementen. We hoeven niet langer naar een externe locatie te zoeken, wat het eenvoudiger maakt om iedereen bij elkaar te brengen. Naast de vaste bijeenkomsten, zoals kwartaalvergaderingen, is er nu ook de ruimte om aan kennisdeling te doen. Daaruit zijn de TealFridays gegroeid, waarbij een collega of een team van collega's kan presenteren waar ze aan werken, of waar iets nieuw op technologisch vlak wordt toegelicht.
Je kon hierboven al lezen dat we in het oude kantoor samen lunchten aan de grootste vergadertafel. Dat was heel gezellig, maar werd soms toch echt onpraktisch. We hechten bij Teal Partners veel waarde aan de lunch, of we nu binnen of ergens op ’t Eilandje gaan eten. Je zit dan samen met collega’s van andere teams, leert elkaar sneller kennen, en praat gemakkelijker over dingen die niet direct met het werk te maken hebben.
Het centrale deel van de 2e verdieping hebben we daarom ingericht als flexibele lunchruimte. We kozen daar voor modulair lunchmeubilair dat je makkelijk kan verschuiven en bijzetten waar nodig. Zo kunnen we ook ineens de hele verdieping ombouwen naar een grotere eventruimte. Zelfs voor externe events hebben we nu ruim genoeg plaats.
Wat we wel zeker wilden meenemen uit het oud kantoor was onze toog. En dan niet per se de toog an sich, maar wel het concept van die toog. Zoals eerder gezegd, is er bij Teal Partners veel ruimte voor flexibiliteit, maar willen we wel investeren in persoonlijke connecties. We verplichten niemand om mee rond die toog te hangen, maar we vinden het natuurlijk wel leuk wanneer iedereen er is.
De toog dient als plek om op vrijdag samen de week af te sluiten en biedt een moment van verbondenheid. Een plek waar je met je collega’s kan lachen en herinneringen ophalen of er nieuwe maken. Daarom hebben we het laatste deel van de bovenste verdieping ingericht als keuken, omringd door een nieuwe toog met barkrukken.
Waar we ook van in het begin rekening mee hebben gehouden waren onze fietsers. Bij mooi weer komt een groot aantal van hen op de koersfiets naar het werk. Deze sportievelingen zijn allemaal heel trots op hun fietsen en namen ze altijd mee naar binnen. Er waren dagen waarop het hele kantoor vol koersfietsen stond – een indrukwekkende collectie wel. Met dat in het achterhoofd, creëerden we een interne fietsenstalling, strategisch gelegen nabij 2 ruime douches, met lockers voor de kleding en opbergruimte voor helmen en schoenen.
Deze oplossing heeft het sportieve enthousiasme duidelijk aangewakkerd; inmiddels zijn er meerdere collega’s die ook een koersfiets hebben aangeschaft. Ondertussen zijn er ook collega’s die ’s middags gaan joggen in het park, Pilates volgen in de nabijgelegen sportclub, of na het werk gaan klimmen in een van de boulderzalen in de buurt. De interne Strava competitie wordt met de dag spannender!
Net zoals 'Rome niet op één werd dag gebouwd', geldt dit ook voor ons kantoor. We zijn nooit écht klaar; er zijn altijd nog mogelijkheden om onze werkplek te verbeteren en persoonlijker te maken. Van het ophangen van foto's en gadgets tot het toevoegen van planten en decoraties, de inrichting van ons kantoor zal gaandeweg evolueren, zodat het echt een plek wordt waar we ons thuis voelen.
