Het ontwikkelen van functionele software is één ding; het creëren van software die mensen graag gebruiken, is iets heel anders. Vraag maar aan Toon Struyf en David Feliers, de designers van Youbo. De beloningstool helpt hr-professionals en managers om loonopslag en bonussen sneller, makkelijker en beter te verdelen.
Toon: Op basis van intensieve gesprekken met hr- en comp&ben-managers tekenden we een tool die precies aan hun noden voldoet. De software is flexibel en houdt rekening met verschillende verloningsvormen, met een internationale context en uiteenlopende bedrijfsstructuren, van sterk hiërarchisch tot decentraal.
David: De meeste beloningsprocessen gebeuren nog steeds in Excel. Dat is stroef en statisch. Youbo is mede door het ontwerp stukken gebruiksvriendelijker.
Toon: Twee zaken staan centraal voor de gebruiker: zijn to-do-lijst en een tijdlijn. Dankzij de to-do’s weet hij perfect wat van hem wordt verwacht. De tijdlijn maakt duidelijk in welke fase van het beloningsproces hij zich bevindt. Dat is een enorme verbetering tegenover de klassieke manier van werken in Excel. Het zorgt ervoor dat mensen hun werk sneller kunnen doen, minder fouten maken en makkelijker deadlines respecteren.
David: Youbo geeft ook meer inzicht. Tijdens het verdelen ziet de gebruiker meteen de impact op het budget, omdat de cijfers realtime wijzigen. Dat kan niet in een spreadsheet. De tool maakt een compensatievoorstel klaar per medewerker op basis van de regels in het loonbeleid. Dat is handig voor de manager, die kan afwijken van het voorstel mits motivatie. Zijn leidinggevenden en hr ontvangen dan een melding. Zo blijft iedereen binnen de lijnen van het uitgestippelde loonbeleid, terwijl de manager toch bewegingsvrijheid behoudt.
Toon: Je moet je inleven in de gebruiker. Bij elke handeling vraag je je af: wat wil hij bereiken? En: kunnen we het hem makkelijker maken? We hebben elk stapje in het compensation-and-benefitsproces ontleed. Bij beloningsprocessen zoeken gebruikers bijvoorbeeld naar uitschieters ter controle. In Excel rangschikt men tabellen aan de hand van filters om de mensen met de hoogste loonstijging te identificeren. In Youbo vraag je de afwijkingen op met een druk op de knop. Dat is simpeler, en tegelijk is Youbo ook slimmer. Spreadsheets geven data louter weer, terwijl Youbo je helpt om de data te interpreteren. Dankzij de ingebouwde inzichten vind je bijvoorbeeld het antwoord op de vraag: ‘Past deze stijging binnen het carrièrepad van mijn medewerker?’
David: We hebben net de designs nog verfijnd. Nu ziet elke gebruiker, afhankelijk van zijn functie, een ander scherm. In spreadsheets heb je altijd hetzelfde format; in Youbo zijn de schermen gepersonaliseerd.
Toon: We werken altijd stapsgewijs: we maken wireframes, bespreken deze met het team en een testgroep, en verwerken de feedback. Vervolgens presenteren we een prototype. Pas na de feedback daarop gaan de ontwikkelaars ten gronde aan de slag. Dat verkleint de kans dat ze moeten herbeginnen.
David: Vroeger waren mensen al blij als software werkte. Nu eisen ze hetzelfde gemak van bedrijfssoftware als van de apps op hun telefoon. De lat voor ontwerpers ligt hoger.
Toon: Een goede designer doorgrondt het probleem dat een softwareoplossing wil oplossen. Dat betekent: goed luisteren naar de gebruiker en diens proces grondig bestuderen. Een studie maken van de bestaande oplossingen. Het betekent niet: klakkeloos tekenen wat de gebruiker wil.
Toon: Mensen grijpen terug naar wat ze kennen. Het is onze taak om een nieuwe en betere manier van werken uit te tekenen. Neem Youbo. Hadden we gebruikers gevraagd om een oplossing te tekenen, dan zou er waarschijnlijk een Excel 2.0 op papier staan. Zoals de eerste auto’s op koetsen zonder paard leken. Wij zetten een stap achteruit en gaan het hele proces herbekijken, zodat we fundamenteel een betere oplossing vinden voor het probleem.
David: Een gebruiker wil meteen zo veel mogelijk toeters en bellen, maar als designer moet je de scope bewaken. Eens de essentie perfect werkt, kan je gefaseerd bijbouwen. Bij Youbo focusten we eerst op de allerbeste manier om salarissen en bonussen toe te kennen. Nu integreren we kpi’s in de tool, de doelstellingen van een medewerker. Het is een logische volgende stap.
Toon: UX staat voor user experience. Dit omvat hoe de gebruiker een tool ervaart. UI, of user interface, is een onderdeel van UX. Wij ontwerpen de schermen die de gebruiker toegang geven tot de technologie, met als doel een gebruiksvriendelijke ervaring te bieden.
Toon: Vroeger bestond UX/UI niet als studierichting. Ik ben als developer gestart en werd aangetrokken door de relatie tussen vorm en functie. In design komt het technische en het creatieve samen. Een product moet aantrekkelijk zijn, maar het moet ook goed werken. Het vinden van een evenwicht daarin is een boeiende uitdaging. Al vroeg in mijn carrière werd me gevraagd om ontwerpen te maken. Zo rolde ik erin.
David: Ik studeerde kunst, maar technologie fascineerde me ook. Daarom leerde ik mezelf digitaal tekenen en ontwikkelen, zodat ik mijn eigen ontwerpen tot leven kon brengen. Ik doe graag aan grafisch ontwerp, behalve als de klant iets verlangt waar ik niet in geloof. Hoewel schoonheid subjectief is en smaken kunnen verschillen, valt er over kwalitatieve UX niet te twisten. Iets werkt, of het werkt niet. Deze focus op het creëren van impactvolle, gebruiksvriendelijke applicaties is de reden waarom ik in dit vakgebied ben beland.
Toon: Het is echt ‘ons’ product. Ons bedrijf is al jaren thuis in alles wat met hr te maken heeft. Wij maakten Youbo vanuit onze knowhow. Omdat we weten dat het beloningsproces van vandaag beter kan. Onze ontwerpen helpen managers en hr-teams hun werk beter te doen. Dat is ontzettend motiverend. We maken de wereld een klein beetje beter.
De gebruiker staat centraal bij het ontwerpen van de beloningsoftware Youbo. Designers Toon Struyf en David Feliers ontleedden het compensatieproces in detail en creëerden met een gefaseerde aanpak een flexibele en intuïtieve tool. Met functies zoals realtime budgetaanpassingen en gepersonaliseerde schermen biedt Youbo een slim, efficiënt en gebruiksvriendelijk alternatief voor spreadsheets dat het beloningsproces fundamenteel verbetert.
